Получите консультацию прямо сейчас:

>> ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО <<

Мы ответим на все Ваши вопросы!

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства.

А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования. Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1. В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления ДОУ.

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ. Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм.

Самый простой пример связан с использованием записок докладных, служебных, памятных или распоряжений и указаний. Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними.

Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов. Табель — это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.

Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки.

В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется. В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации в подразделении документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию.

На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы уставы, положения и др. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов. Таблица 1. Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. Таблица 2. Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации подразделения. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу.

В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами — задачи, свойственные аппарату управления, во втором — названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности что предпочтительно , либо по алфавитному наименованию документов. Наименование формы документа. Возможная форма Табеля форм документов. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации подразделения и оптимизации применяемых форм документов отобранные или разработанные формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. Таблица 3.

Виды документов. Документы, составляющие правовую базу деятельности организации. Законодательство, регулирующее данную сферу деятельности, нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации.

Организационно-правовая документация организации. Устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка. Приказы, указания, распоряжения руководства; решения коллегиальных органов по основной деятельности организации они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами. Комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства и определяющих состав и технологию обработки документов.

Инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления отдельных документов, технологические инструкции по работе с документами, инструкции по процессам, номенклатура дел организации. Документы, связанные с непосредственной деятельностью организации подразделения.

Служебные, докладные и памятные записки, письма, договоры, акты, протоколы, телефонограммы, справки, заявления, представления и т.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством или относительным постоянством формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности.

Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа Рисунок 1. Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры классификационной схемы Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

Таблица 4. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор проекта должность, ФИО. Таблица 5. Кто замещает этих должностных лиц в случае их отсутствия подразделение, должность, ФИО. Таблица 6. Таблица 7. Данные каких нормативных документов необходимы при создании документа?

На втором этапе после изучения карт или таблиц документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы.

Любая строка в карте или любая колонка из таблиц может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте или анкете каждого документа и нужно и важно для организации для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа , можно учесть при выборе формы Табеля. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов 3-й этап связан с особенностями организации. Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям.

А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение его название , потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу. Если фирма организация маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля названий колонок и деления строк на группы можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу — собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму докладную записку.

Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму например, распоряжение.

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов. Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. Рисунок 2. Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с Начальнику общего отдела П. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.

Первый заместитель. Проект приказа о внедрении Табеля форм документов. Фионова Л. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Сейчас всего за руб. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Мой профиль Избранное Биллинг Личный блог. ОФД Мнения Пользовательское соглашение Правила использования материалов. В каком случае создается документ постоянная ситуация, периодически возникающая или разовая.

Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное лицо должность, ФИО. Основное должностное лицо, которое подписывает документ должность, ФИО. Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо должность, ФИО.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Помощник кадровика: Эксперт

Существует и такая классификация кадровой документации: обязательные документы должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат факультативные документы принимаются работодателем по его усмотрению. Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Отрадно отметить, что в последние годы в России твердо взят курс на постепенный переход к безбумажному документообороту об этом свидетельствует создание электронного правительства, обмен электронными документами между органами государственной власти. Первоначально, в уже достаточно отдаленном от современного периода времени, поиски путей совершенствования и ускорения документооборота за счет использования средств автоматизации сводились к локальному применению их возможностей, например для выполнения экономических и бухгалтерских расчетов, для автоматизированного ведения контроля исполнения документов и справочной работы.

Личное дело — дело не столько каждого, сколько каждого отдела кадров. Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника. Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. Пример Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов.

Должностная инструкция работника кадровой службы

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству. В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования. Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1. В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления ДОУ. Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

Кадровый документооборот.

Ранее были рассмотрены вопросы организационного оформления деятельности кадровой службы и процедура приема—передачи кадровых документов. Наряду с этими вопросами при организации кадрового делопроизводства необходимо регламентировать порядок работы с кадровой документацией. Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:. Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.

Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике далее - Типовая инструкция устанавливает совокупность принципов и правил, регламентирующих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, организациях и на предприятиях далее - учреждения.

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Журнал "Справочник кадровика". Выполнение каждой из названных процедур регламентируется путем разработки соответствующих локальных нормативных актов по кадровому делопроизводству:. Перечисленные документы должны быть приложены к Инструкции по кадровому делопроизводству, где отражается их значение, взаимосвязь и порядок применения.

Организационное обеспечение работы с кадровой документацией

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

Часто учреждения, организации, предприятия используют неоправданное разнообразие видов документов, отражающих типовые операции. Если при организации работы с документами объединить их в системы документации, руководствуясь методом их унификации, то можно сократить до оптимального минимума количество используемых видов документов и привести к единообразию их формы, структуру и языковые конструкции. При этом, несомненно, повышается качество документов и сокращается время их подготовки. То есть, системы документации адаптируются под потребности и специфику данного предприятия.

Внутренние локальные нормативные акты ЛНА. Персональные данные. Цель и задача локальных актов работодателя. Порядок разработки, оформления, утверждения и ознакомления работников. Правила внутреннего трудового распорядка. Оформление и разработка должностных инструкций.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)


Кадровое делопроизводство

Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала "Кадровик-практик". Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле. И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить.

Аннотация: Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам. Рассмотрен порядок предоставления отпусков. Ошибка.

Андреева Валентина Ивановна Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия Журнал "Справочник кадровика". При составлении текста Инструкции целесообразно указывать сроки составления отдельных документов и должности лиц, ответственных за их оформление. Сроки, не установленные нормативными актами, определяются по усмотрению работодателя. В Табеле форм документов кадровой службы определяется необходимое и достаточное количество форм документов для предоставления отпуска, для продления или перенесения его на другой срок, для отзыва из отпуска, разделения его на части, замены части отпуска денежной компенсацией и др. В Альбом форм документов кадровой службы включаются унифицированные формы документов в т.

Основные ошибки в организации кадрового делопроизводства, выявляемые в ходе проверок

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др. Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Приказы: основные виды и особенности оформления

Оформление трудовых отношений. Алгоритм действий до заключения трудового договора. Организация обязательных медосмотров. Правовые последствия за допуск к работе без медосмотра.

Для ознакомления с условиями участия позвоните по телефону:. Перспективы - актуальные вопросы" Расписание учебных программ октябрь

Правила его проведения регламентированы Приказом от В нем, в частности, сказано, что новые правила работы опробуют на таких важных этапах, как заключение трудовых договоров и оформление служебных командировок, выдача наряда-допуска, ознакомление работника с графиком отпусков и некоторыми ЛНА работодателя. Среди их задач было:. По информации Минтруда от Вот на какие проблемы указал бизнес:.

Особенности оформления документов по отдельным кадровым процедурам

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству. Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом. Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна. Курс по кадровому делопроизводствуОчень сложно разобраться в тонкостях кадрового делопроизводства без соответствующей подготовки. Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика, чтобы грамотно составлять кадровые документы и эффективно предотвращать трудовые конфликты.

HR-консалтинг Мы помогаем в реализации проектов. Тренинги Список и программы наших тренингов. Управление персоналом Подборка наших статей по управлению персоналом.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Иностранный работник. Кадровый учет иностранного гражданина
Комментариев: 5
  1. compsirans

    Рейтинг слабый!!!

  2. Леокадия

    Может быть

  3. Зоя

    ВОТ! ТОЧНО!

  4. Мефодий

    Браво, мне кажется это блестящая идея

  5. Анатолий

    Какое симпатичное сообщение

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  2018 © https://stopgepb.ru